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浙江瑞安市檔案館數字化賦能民生檔案利用

 本報訊 今年以來,浙江省瑞安市檔案館大力推進重點民生檔案利用服務改革,拓展服務范圍、共享檔案信息、加強部門聯動,通過檔案資源模塊化、館室系統一體化和民生檔案查閱自助化等方式,切實履行“查檔半小時圈”服務承諾,實現群眾查檔“最多跑一次”。

 瑞安市檔案館堅持以“鎮村就近查、行政服務中心普遍查、檔案館兜底查”為方向,推進查檔服務范圍向基層拓展延伸,高標準建設市、鎮(街道)、村(社區)三級查檔服務體系,形成“查檔半小時圈”。市檔案館為全市23個鎮(街道)及重點村(社區)開通了浙江檔案服務網查檔賬號。在鎮(街道)行政服務中心或村(社區)便民服務中心,群眾可憑個人身份證件委托工作人員直接申請查檔。市檔案館接到申請后,學籍、出生醫學證明、婚姻等24類檔案的查檔申請1小時內可完成辦理,連續工齡、企業會計憑證、計生罰款3類檔案的查檔申請24小時內完成辦理,辦理結果通過發送電子郵件或郵寄復制件送達申請人。

 此外,群眾在已開通查檔賬號的村(社區)便民服務中心或鎮(街道)行政服務中心登錄浙江檔案服務網,提交身份信息憑證、填寫查檔申請后還可在長三角區域范圍內選擇檔案館提交申請。檔案館在接到申請后,24小時內即可完成辦理并將結果送達申請人,免去了群眾跨省、跨市查檔的奔波。今年以來,瑞安市已完成異地跨館查檔101人次。

 除跨館查檔之外,群眾還可利用檔案查閱終端查檔。瑞安市檔案館自主研發了集信息驗證、自助查閱、證明出具等服務于一體的民生檔案查閱一體機,并在曹村鎮東岙村率先試點投用,建成了溫州市首家村級檔案自助查閱點。群眾通過人臉識別,進入一體機查閱系統,根據系統提示錄入學籍、出生醫學證明等個人信息,再按需要進行查檔,查閱完成后由一體機即時出證,方便快捷。

 借助浙江檔案服務網,瑞安市檔案館建成了以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案體系。市檔案館加快檔案信息化建設步伐,推進館藏檔案數字化、增量檔案電子化,實現了16個部門1.2萬件行政審批電子文件全流程在線歸檔移交,接收了《瑞安日報》電子版和瑞安電視臺新聞視頻檔案,建立了涵蓋全部館藏檔案的目錄數據庫。同時,市檔案館以功能性為基準,對與群眾生產生活相關的事項進行重新分類,梳理出25類14.1萬余卷檔案,建成了婚姻、學籍等17個民生檔案專題數據庫,并將其錄入民生檔案查閱一體機,方便群眾查閱;推出了館藏信息查閱管理系統,對數字檔案進行全流程管理,通過局域網、政務網、互聯網等載體,為不同的服務對象提供全方位的優質檔案查閱利用服務。

 針對群眾查閱紙質檔案需要來往行政服務中心、檔案館及屬地鎮(街道),既耗時又費力的現狀,瑞安市檔案館主動對接政務服務中心及人社、民政等相關部門,加快部門查檔互通體系建設步伐,以數字化賦能信息共享,實現民生檔案查閱“最多跑一次”。

 對于分頭存放的檔案資料,市檔案館和對應部門分別將本單位保管的檔案進行數字化掃描并共享給對方,并同時開展檔案開發利用。若群眾查閱市檔案館代為保管的部門檔案,相關部門可登錄浙江檔案服務網查檔賬號,代群眾向市檔案館提出查檔申請,并通過“釘釘”等軟件及時對接。最后,由市檔案館出具查檔結果并通過電子郵件直接發送至對應部門。

 此外,瑞安市檔案館還建立了多功能合一的檔案查閱大廳,推出全年無休查檔服務。群眾在符合法定條件的情況下,憑借個人身份證件可查閱館藏的所有個人檔案資料。對于館藏沒有的檔案,由市檔案館對接檔案所在部門幫助調閱,真正做到讓群眾少跑腿。

原載于《中國檔案報》2020年10月1日   總第3584期   第二版

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